La importancia de los estados financieros en la empresa

15 noviembre, 2016Finanzas

RESUMEN

A través de la historia, diferentes hechos culturales, económicos y sociales, forzaron la aparición de métodos de control, comercial fiscal y financiero, entre los que se encuentran la contabilidad a través de los estados financieros.

Sus antecedentes datan casi de los mismos orígenes del hombre en sociedad; así mismo en América y específicamente en Colombia, estos tuvieron un desarrollo, nacimiento y transformación, antes y después de su colonización.

La que da origen a los estados financieros es la contabilidad y esta se define como “el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa.

Los estados financieros se preparan para presentar un informe periódico acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los resultados obtenidos durante el periodo que se estudia. Constituyen una combinación de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales.

INTRODUCCIÓN

Los estados financieros son los resultados que expresan los cambios ocurridos en la organización, desde su inicio hasta el término de sus operaciones. De esta manera nos planteamos la siguiente pregunta: ¿cuáles son los aspectos conceptuales más importantes en los estados financieros en la toma de decisiones de una empresa?

A lo largo de este ensayo nos dedicaremos a responder esta interrogante; por ello hemos creído conveniente determinar los siguientes objetivos: conocer y describir los elementos más importantes que han llevado a través de la historia a considerar los estados financieros como un desarrollo vital para la economía y el crecimiento mundial de las empresas, además de describir los conceptos bases, así como de describir su respectiva clasificación.

Cabe resaltar que la situación financiera de toda empresa se ve reflejada en los estados financieros, actualmente este trabajo se lo dejamos al contador pero realmente es muy importante que todos los estamentos involucrados en la empresa tengan el conocimiento al menos básico para el correcto desarrollo de esta, ya que nos ayuda a evaluar, valorar y predecir el rendimiento de una organización.

El presente ensayo aborda diversos temas; en la primera parte tratará de cómo fue su origen y la importancia que ha tenido a través del tiempo, luego se abordará sobre los diferentes elementos y cualidades de los estados financieros, dando un concepto básico de diferentes autores; así como también se dará una explicación de la clasificación de los estados financieros básicos como: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujo de efectivo; éstos ayudarán a comprender diversos aspectos de la gestión financiera de una empresa.

DESARROLLO DEL TEMA

Al inicio de la actividad económica fue el autoconsumo, posterior se dio una complejidad de actividad y esto originó la división de trabajo, en donde la domesticación y la cría de ganado fueron la principal actividad.

Enseguida, la agricultura fue la actividad prioritaria, haciendo a un lado a la domesticación y cría de ganado, lo que dio paso a una vida nómada, sedentaria y se crea así poco a poco el concepto de la “propiedad”, primero sobre los esclavos, después sobre los utensilios de trabajo y posteriormente sobre el uso y explotación de la tierra. En ese momento surge la necesidad de intercambiar productos con otros pueblos, a lo cual se denomina trueque, apareciendo así la unidad de medida de valor que al inicio fueron los animales y posteriormente la moneda.

En efecto, en su faz primitiva, el comercio impuso al hombre la necesidad de proteger sus propios intereses en estas operaciones de trueque, con el fin de evitar ser perjudicado en los valores que se le asignaban a los objetos sujetos al cambio.

Ver: La UVR y los Sistemas de Financiación de la Vivienda en Colombia

Para ello debió aprender a distinguir las cosas por su número y volumen con el fin de facilitarle su media e interesarse por todo aquello que le fuese necesario para desenvolverse en el ambiente económico en que se desempeñaba.

La poca capacidad de su memoria lo impulsó a utilizar otros medios para dejar constancia de sus operaciones, recurriendo en un principio a símbolos o elementos gráficos, luego a números palabras escritas, creando, en esa forma un sistema de registro que fue perfeccionando con el tiempo.

El llevar un registro histórico de todo acto del hombre que tuviera significación económica (apreciable sobre la base de valores) ha sido una necesidad que se remonta al origen mismo del comercio.

Este registro ha permitido conocer la forma en que el hombre iba acumulando riquezas, como consecuencia del intercambio de estos bienes y servicios, y poder determinar el quantum de los mismos.

Las necesidades que le imponía la vida práctica crearon una especie de norma empírica impuesta por su propia experiencia, a través de la cual realizaban operaciones comerciales; dichas normas se fueron extendiendo mediante su tradición verbal y escrita.

Surgen, posteriormente, modificaciones a tales normas, creando principios que son aceptados en forma general y el empirismo inicial se transforma, basándose en métodos racionales, elaborándose una disciplina que ha agrupado todos esos conocimientos y técnicas: la contabilidad.

Hasta el siglo XV, la anotación de operaciones, tanto públicas como privadas, consiste en una registración simple, que, en algunos casos, se efectúa clasificando los conceptos de acuerdo a su significación en el patrimonio (entradas, salidas, aumentos, disminuciones) conociéndose esta técnica como “partida simple”.

Este paso de la contabilidad “por partida simple” a la de “por partida doble” no se da al mismo tiempo en todas las partes ya que las nuevas condiciones económicas tampoco son iguales en todos los lugares; nuestro marco espacial se ubica: en la Italia y Francia de los siglos XII, XIV y XV donde el desarrollo de la teneduría de libros es grandioso gracias al incontenible avance del comercio y de la formación de las empresas que implicaba nuevas formas de administración de riqueza. La partida simple fue de mucha utilidad, hasta el punto de que hoy se sigue, utilizando en pequeños negocios que no requieren procedimientos contables complicados.

El origen del sistema de contabilidad “por partida doble” tuvo su origen en el ocaso del feudalismo, en la última parte de la Edad Media; no se conoce quien fue su creador pero sí que fue inventada en el siglo XIV en Toscana, localidad de Italia donde naciera en el año de 1.445 FRAY LUCA PACCIOLI, monje de la orden franciscana, teólogo, y gran matemático del siglo XV, quien estableció este procedimiento como todo un sistema organizado y coordinado y fue autor de la primero obra impresa que contiene un capítulo sobre contabilidad, denominada “suma de aritmética, geometría, proporción y proporcionalidad”, Fray Luca Paccioli fue considerado como el padre de la contabilidad propiamente dicha, ya que su obra constituye el primer trabajo impreso sobre temas contables y algebraicos. El objetivo principal de Paccioli fue diseñar un sistema que proporcionara al comerciante información oportuna en relación a sus activos y obligaciones.

La obra de Paccioli tuvo un gran éxito, particularmente la parte dedicada a la práctica comercial y contable, que fue reimpresa por separado algunos años más tarde. De la descripción realizada por Paccioli se desprende que los comerciantes venecianos se veían precisados a utilizar en primer lugar un borrador, no empleaban directamente el diario. Para realizar asientos en el diario, era preciso en primer lugar, convertir las operaciones registradas en el borrador a la unidad monetaria elegida por el comerciante para llevar sus registros.

El creciente comercio cubrió las deficiencias de los sistemas económicos basados en la agricultura y posteriormente la revolución industrial demandó necesidades de información mucho mayores que se apoyaron en la partida doble. En la evolución histórica de contabilidad es la teneduría de libros, que se caracteriza por la mera conservación de los registros. Luca Paccioli, en 1494, dijo “como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas. La principal de ellas es el dinero; la segunda cosa que se precisa para el tráfico mercantil es un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez, la tercera y última cosa es la de registrar y anotar todos los negocios de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticias de cada uno de ellos con rapidez”

Esta época dominó desde el inicio de la comercialización hasta la era industrial, desde el punto de vista de necesidades de los usuarios es la época del beneficio, pues se caracteriza por la medición de activos e ingresos; producto de las necesidades de la revolución industrial, esta época condujo al desarrollo de los primeros estados financieros, siendo el beneficio neto el documento de información que preparaban tanto para los usuarios internos como externos.

A continuación presento algunos conceptos acerca de los ESTADOS FINANCIEROS:

Según el Diccionario para contadores de Erik Kohler, estado financiero es: balance general, un estado de ingresos (o resultados), un estado de fondos o cualquier estado auxiliar u otra presentación de datos financieros derivados de los registro de contabilidad^{^[1]}.
Los estados financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y las transacciones realizadas por una empresa.
Son reportes que proporcionan información sobre la posición financiera, desempeño y flujos de efectivo de una empresa que sea útil a una amplia cantidad de usuarios para la toma de decisiones económicas. También muestran el resultado de la administración; los estados financieros proporcionan información sobre los siguientes elementos de una empresa: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, además de flujos de efectivo, información que debe ser complementada por medio de notas.
Según las Normas Internacionales de Contabilidad el término Estados Financieros abarca balances generales o estados de situación financiera, estados de resultados, estado de cambios en la situación financiera, notas y otros estados y material explicativo que se identifique como parte de cada integrante de los estados financieros[2].
Estados financieros combinados: son aquellos que presentan la situación financiera, resultados de la operación y cambios en la situación financiera de compañías afiliadas como si fuera una sola[3].
Estados financieros comparativos: estados de los activos y de los pasivos, de las operaciones y de otros datos que presentan las cifras correspondientes en forma comparativa a más de una fecha, período u organización[4].
Estado financiero proyectado: estado financiero a una fecha o períodos futuros, basados en cálculos estimados de transacciones que aún no se han realizado, este es un estado que acompaña a los presupuestos y se le llama también estado proforma[5].
Estado financiero intermedio: estado preparado a cualquier fecha, o para un período que termine en cualquier fecha, dentro de un ejercicio social y otro período normal de los informes ordinarios[6].

En Colombia en el año de 1890 el Gobierno expide la Ley 65 por medio de la cual “se establecen los libros generales de Contabilidad que son permitidos a toda persona natural o jurídica, que ejerce legalmente funciones comerciales” estos son:

Libro de inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor Libro copiador de cartas

Anterior a esta ley, se había reglamentado el primer código de comercio en 1853, que contenía preceptos legales sobre la forma de llevar la contabilidad; éste fue derogado por el código 1887 y éste a su vez por el actual.

Actualmente en Colombia se reglamenta la utilización de estados financieros y sus elementos en el Decreto número 2649 de 1993, el objetivo principal de este artículo es mostrar las principales clases de estados financieros que en últimas son los principales abastecedores de información dentro de las organizaciones.

Los estados financieros según este decreto los podemos clasificar, así:

Balance General: representa la situación de los activos y pasivos de una empresa así como también el estado de su patrimonio. En otras palabras representa la situación financiera o las condiciones de un negocio, en un momento dado según se refleja en los registros contables. Las divisiones principales del balance son: activo, pasivo y patrimonio. El primero representa los bienes y derechos de la empresa, dentro del concepto de bienes están el efectivo, los activos fijos, entre otros. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papeles comerciales, las valorizaciones entre otros. El segundo representa las obligaciones totales de la empresa, en el corto o largo plazo, cuyos beneficiarios son por lo general personas o entidades diferentes a los dueños de la empresa (ocasionalmente existen pasivos con los accionistas). Encajan dentro de esta definición las obligaciones bancarias, las obligaciones con proveedores, las cuentas por pagar, entre otros. Y por último el patrimonio que representa la participación de los propietarios en el negocio, y resulta de restar del total del activo, el pasivo con terceros. El patrimonio también se denomina capital social y superávit. El balance general es estático y muestra la situación financiera de la empresa en un momento determinado, es como una fotografía instantánea, la cual puede cambiar en el momento siguiente.
Estado de resultados o ganancias y pérdidas: muestran los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida restante de las operaciones de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Es acumulativo, es decir resume las operaciones de una compañía desde el primero hasta el último día del periodo estudiado. En este estado es importante conocer cuantos días de operaciones se están incluyendo, puede tratarse de 30, 60, 180 o 360 días siendo este dato de gran utilidad para el analista.
Estado de cambios en el patrimonio o estado de superávit: es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un período, además de la aplicación de las ganancias retenidas en períodos anteriores.
Estado de cambios en la situación financiera: como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicación de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes, se presenta en un estado de cambios en la situación financiera. Esto nos permite observar la circulación de los fondos de la empresa en un período contable; en él se refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, de donde provinieron los fondos y hacia donde se fueron. Para elaborar este estado es necesario preparar un balance comparativo en el que se muestren los aumentos y disminuciones de las cuentas en por lo menos dos (2) períodos consecutivos; ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicación.
Estado de flujo de efectivo: es un estado financiero que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a tres (3) meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presentan en paréntesis.

En principio, todas las personas o empresas están obligadas a llevar contabilidad, están obligadas a elaborar estos cinco (5) estados financieros básicos, exceptos las empresas contempladas por el artículo uno (1) del decreto 1878 de 2008.

Desafortunadamente en nuestro medio no se elaboran todos los estados financieros, especialmente los dos últimos, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujos de efectivo, tal vez por su nivel de complejidad, aunque quizás son los que más aportan en el análisis financiero y hasta en la planeación estratégica.

ANÁLISIS

Dos son los cambios fundamentales que se han producido en el comercio desde que Paccioli escribiera su tratado. En primer lugar, los negocios son cada vez más complejos, hay nuevos productos, nuevos mercados. Por lo tanto, han cambiado las necesidades de información de los usuarios. En segundo lugar, han cambiado las herramientas que posibilitan el logro de esa información; la estadística, la investigación de operaciones, entre otras, y más recientemente las tecnologías de la información y la comunicación. Donde Paccioli demanda “saber hacer las cuentas con gran rapidez”, hasta hace relativamente poco se exigía en las ofertas de empleo para contadores “tener buena letra”, hoy exigiríamos “manejo fluido de programas de contabilidad”, y donde dice “anotar todos los negocios de manera ordenada” hoy añadiremos “conocimientos de informática al nivel de usuario”.

Hay que tener presente que el principal contacto que tiene la mayoría de las personas, diferentes de los contadores, con la información contable es mediante los estados financieros. Estos generalmente son la base para las decisiones de inversión de los accionistas, para las decisiones de préstamo de los bancos y de otras instituciones financieras y para las decisiones de crédito de los vendedores. Por esta razón la contabilidad financiera preparada para uso externo está, por tanto, estrechamente reglamentada para proteger los intereses de los usuarios externos.

Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los documentos que lo componen deben ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran.

Aunque cada país regula el contenido obligatorio de los estados financieros, suelen estar formados por los siguientes elementos: a. el balance (también denominado estado de situación financiera o estado de situación patrimonial), este plasma el patrimonio de la empresa en una determinada fecha, b. el estado de resultados (también denominado cuenta de pérdidas o ganancias) la cuenta de “pérdidas o ganancias” expresa una descomposición de los beneficios o pérdidas de la empresa durante un ejercicio económico, c. el estado de cambios en el patrimonio neto (estado de evolución del patrimonio neto), que suministra la información sobre la cuantía del patrimonio neto, d. El estado de cambios en la situación financiera que nos denota el sitio que ha llegado la empresa en sus operaciones financieras y, e. El estado de flujo de efectivo (también denominada información complementaria o notas), amplia y detalla la información contenida en los documentos anteriores.

La información proporcionada en los estados financieros está diseñada principalmente para ayudar a los inversionistas y a los acreedores a decidir donde situar los recursos de inversión escasos. Esas decisiones son importantes para la sociedad, ya que determinan que compañías e industrias recibirán los recursos financieros necesarios para el crecimiento y cuáles no.

Aunque estos por sí mismos proporcionan mucha información sobre la empresa, se necesita un estudio más elaborado de los datos que aportan para emitir un juicio cualitativo y diagnosticar la situación y perspectiva de la empresa, para así poder valorar, si presenta una buena o mala situación o si está actuando adecuadamente, con el fin de tomar decisiones adecuadas.

Básicamente caben varios tipos de análisis: a. Análisis patrimonial: cuya finalidad es estudiar la estructura y la composición del activo (estructura económica) y del pasivo (estructura financiera), la relación entre las distintas masas patrimoniales y el equilibrio financiero de la empresa. b. Análisis financiero: básicamente pretende conocer cuál es la capacidad de la empresa para atender sus obligaciones, tanto a corto como a largo plazo. Este estudio se realiza mediante el análisis de los estados de solvencia y de liquidez. Y c. análisis económico: estudia, a partir de la cuenta de pérdida y ganancias, los resultados de la empresa, para obtener de ese modo una visión conjunta de la rentabilidad, la productividad, el crecimiento de la empresa y sus expectativas de futuro.

En el mundo de los negocios hay una premisa: “lo que no se mide no se controla”, y si no se controla evidentemente está destinado al fracaso. Esta premisa, en la actual coyuntura económica advierte sin lugar a dudas de la importancia y necesidad de llevar al día la contabilidad y así disponer de los estados financieros actualizados. Para que una empresa pueda tomar decisiones acertadas, debe sin duda contar con información clara, oportuna y precisa.

CONCLUSIONES

Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

Los estados financieros reflejan todo el conjunto de conceptos de operación y funcionamiento de las empresas, toda la información que en ellos se muestra debe servir para conocer todos los recursos, obligaciones, capital, gastos, ingresos, costos y todos los cambios que se presentaron en ellos al cabo del ejercicio económico, también para apoyar la planeación y dirección del negocio, la toma de decisiones, el análisis y la evaluación de los encargados de la gestión, ejercer el control sobre los rubros económicos internos y para contribuir a la evaluación del impacto que esta tiene sobre los factores sociales externos.

Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio permite definir guías para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretación de los estados que nos ofrece la contabilidad.

La información presentada en los estados financieros debe cumplir con cualidades importantes como la comprensibilidad, relevancia y confiabilidad ya que reflejan correctamente la realidad contable de todo negocio. Finalmente, no se puede elaborar los estados financieros sin tener en cuenta a los elementos base de todo proceso contable como lo son activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.

Los estados financieros básicos que se utilizan en toda empresa son: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

En el desarrollo de este ensayo, se trata de demostrar la importancia de los estados financieros, ya que como se vio, estos no surgieron al azar, sino que fue desarrollado, bajo una necesidad del hombre por llevar un control de lo necesario para las empresas.

REFERENCIAS

CORTÉS, Mattos Carlos. Las Multinacionales de Auditoría en Colombia. Editorial Roesga.

CUBIDES, Humberto y otros. Historia de la Contaduría Pública en Colombia siglo XXI. Ediciones Universidad Central.

FRANCO RUIZ RAFAEL. Desarrollo de la educación contable en Colombia, En: Reflexiones contables, 1985, pp. 131-160.

KOHLER, L. Erick. Diccionario para Contadores. México, Editorial Uthea. 1981.

KUCZYNSKI, Jurgen. Breve historia de la economía. Bogotá: Ideas Ltda. 1975.

NICHOLLS DE FRANCISCO, REYES GUILLERMO, BENAVIDES ALVARO. Principios de investigación contable, Bogotá, Departamento de Publicaciones Universidad Externado de Colombia, 1986.

VLAEMMINCK, Joseph. Historia y Doctrinas de la Contabilidad. Madrid: INDEX, 1961

http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/matematicas/teneduria-de-libros-segun-el-sistema-de-partida-doble

http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad#Historia

http://es.wikipedia.org/wiki/Estados_financieros

http://www.gestiopolis.com/

http://www.gerencie.com/analisis-de-estadosfinancieros.Html

http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html

http://www.finanzaspracticas.com.co/finanzaspersonales/presupuestar/sanas/1.php

http://www.monografias.com

http://translate.google.com

[1] Diccionario para contadores. Erick Kohler. Pág. 238

[2] Contabilidad superior, Javier Romero, pág. 34, primera edición 2000