Política de Tratamiento de Datos Personales

01Objeto y marco legal

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013—, la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Su objeto es garantizar que 4 CONSULTORES, en su condición de responsable del tratamiento, maneje la información personal en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable y respetando los derechos que asisten a los titulares.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas y encargados que traten datos personales por cuenta de 4 Consultores.

02Responsable del tratamiento

El Área Administrativa es la dependencia responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

03Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos y vida sexual.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, 4 Consultores.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: envío de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

04Principios aplicables

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección se limita a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos. Salvo los casos expresamente previstos en la ley, no se recolectan datos personales sin autorización del titular.

05Titulares y categorías de datos que tratamos

06Finalidades del tratamiento

Clientes y usuarios de los servicios

• Prestación de los servicios de consultoría y asesoría ofrecidos por 4 Consultores.
• Ejecución, seguimiento y liquidación de los contratos suscritos.
• Elaboración y envío de propuestas comerciales, facturación y cobro.
• Servicio al cliente, mercadeo y envío de información sobre novedades legales y regulatorias de interés.
• Registro de información estadística de clientes y de los servicios prestados.
• Invitación a talleres, eventos y capacitaciones.

Proveedores y contratistas

• Registro, evaluación y selección de proveedores.
• Gestión de órdenes de compra, contratos y pagos.
• Verificación de idoneidad, afiliación a seguridad social y cumplimiento normativo de sus empleados.

Empleados y aspirantes

• Adelantar procesos de selección conforme a las políticas de la empresa.
• Ejecución del contrato de trabajo y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral.
• Trámites ante el Sistema de Seguridad Social, la DIAN y demás autoridades.
• Identificación del trabajador, archivo y manejo de sus datos de contacto y de su información académica y profesional.
• Notificar a familiares y a los servicios de atención de emergencias en caso de que ocurra una durante su permanencia en nuestras instalaciones o en actividades de la empresa.
• Capacitación, bienestar y comunicación interna.

Verificación y control

• Consultar, comparar y evaluar la información del titular en centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por el titular con aquella de la que 4 Consultores disponga legítimamente.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos.

07Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles

4 Consultores observa estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles. Ningún titular está obligado a autorizar su tratamiento, y este solo procederá cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo cuando la ley no la exija.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; en tal caso el representante legal otorgará la autorización.
• Se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tenga finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas para suprimir la identidad de los titulares.

Niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores solo se realiza cuando responde y respeta su interés superior, asegura el respeto de sus derechos fundamentales y se valora su opinión cuando cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Cumplidos estos requisitos, el representante legal otorgará la autorización.

08Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a 4 Consultores. Puede ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante 4 Consultores.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y por estipulación a favor de otro.

09Procedimiento para consultas

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en nuestras bases de datos mediante solicitud dirigida al Área Administrativa, por cualquiera de estos canales:

• Correo electrónico: info@4consultores.com.co, asunto «Protección de datos».
• Formulario de contacto del sitio web.
• Radicación física en nuestra sede de El Santuario, Antioquia, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información, es necesario acreditar previamente la identidad del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta y no acredite la representación, se tendrá por no presentada.

La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10Procedimiento para reclamos, actualización, corrección, supresión y revocatoria

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de los deberes de la ley, podrá presentar un reclamo que se tramitará conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Contenido de la solicitud

1. Identificación del titular.
2. Datos de contacto: dirección física o electrónica y teléfono.
3. Documentos que acrediten la identidad del titular o la representación de quien actúa por él.
4. Descripción clara y precisa de los datos sobre los que se ejerce el derecho.
5. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
6. Documentos que se quieran hacer valer.
7. Firma y número de identificación.

Trámite

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
• Si el área que recibe no es competente, dará traslado en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles más, informando al interesado los motivos y la nueva fecha.

Supresión de datos

El titular puede solicitar en todo momento la supresión de sus datos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad, o cuando se haya superado el período necesario para dicha finalidad.

Este derecho no es absoluto. La supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a la investigación de delitos o a la ejecución de sanciones administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular o cumplir una obligación legalmente adquirida.

Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar el consentimiento en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria puede ser total o limitada a determinadas finalidades.

11Autorización y su prueba

La autorización se obtiene por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó: diligenciar y enviar un formulario del sitio, aceptar la casilla de tratamiento de datos, firmar un contrato o una hoja de asistencia a taller.

4 Consultores conserva prueba de la autorización mediante registros electrónicos de los formularios, correos electrónicos, contratos firmados y listados de asistencia.

12Encargados, transmisiones y transferencias

Cuando 4 Consultores no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transmitir los datos a un encargado, previa notificación al titular. El encargado deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad, mediante contrato de transmisión de datos personales.

Algunos proveedores tecnológicos se encuentran fuera de Colombia. Las transferencias internacionales se realizarán a países que la Superintendencia de Industria y Comercio considere con nivel adecuado de protección, o cuando medie autorización expresa del titular o cláusulas contractuales que garanticen un estándar equivalente.

13Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad, 4 Consultores ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento: control de accesos, gestión de contraseñas, cifrado del sitio web, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con colaboradores y encargados, y capacitación interna.

El acceso a los datos personales está restringido; no se permite el acceso de terceros en condiciones distintas a las descritas en esta política, salvo solicitud expresa del titular o de personas legitimadas conforme a la ley.

14Registro Nacional de Bases de Datos

4 Consultores inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos y plazos que la normatividad establezca para su tamaño empresarial.

15Vigencia

La presente política rige a partir del 1.º de septiembre de 2026 y deja sin efecto la versión anterior, vigente desde el 1.º de septiembre de 2016.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio, y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, sin perjuicio de los plazos de conservación exigidos por la ley.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras sean necesarias para cumplir las finalidades descritas.

16Contacto y atención

Para ejercer sus derechos o resolver cualquier inquietud sobre esta política:

Si no está conforme con nuestra respuesta, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales en Colombia: www.sic.gov.co.